Das Turtle-Diagramm zur Prozessvisualisierung

Von der Unternehmensstruktur über die Darstellung von Verantwortlichkeiten bis hin zur detaillierten Arbeitsanweisung in der Fachabteilung – Prozesse sind das Herzstück unternehmerischer Führung und der Schlüssel zu erfolgreicher Wertschöpfungskette und Produktentstehung. Neben der Strukturierung des unmittelbaren Tagesgeschäfts hilft die transparente Darstellung von betrieblichen Abläufen, Verantwortlichkeiten, Zielen und Risiken einem Unternehmen aber auch unmittelbar auf dem Weg hin zur erfolgreichen Zertifizierung.

Turtle-Diagramm

Neben dem klassischen Ablaufdiagramm kommt zur Prozessanalyse und Prozessplanung im Qualitätsmanagement unter anderem auch das sogenannte Turtle-Diagramm zum Einsatz. Mittels des Turtle-Diagramms wird ein Prozess, Prozessabschnitt oder Prozessschritt anhand der schematischen Darstellung einer Schildkröte (Turtle) übersichtlich visualisiert. Aus der Vogelperspektive bilden Kopf, Schwanz und die vier Gliedmaßen des Tieres hierbei die Ansatzpunkte für Input/Output und Einflussfaktoren wie etwa benötigte Ressourcen oder Verantwortlichkeiten.

Zur Beschreibung oder Analyse der Elemente kommen verschiedene „W-Fragen“ zum Einsatz, welche im Diagramm wie folgt genutzt werden:

• Was und warum (Input): Was sind die Anforderungen an den Prozess bzw. was sind dessen Auslöser oder Quellen?
• Was (Output): Was soll das Ergebnis des Prozesses sein?
• Womit: Welche Ressourcen oder Arbeitsmittel benötige ich für den Prozess?
• Wer: Wer sind die Prozessverantwortlichen, wer ist am Prozess beteiligt und wer ist davon betroffen?
• Wie gut: Wie kann ich die Effektivität des Prozesses und die Erfüllung der Prozessziele anhand von Kennzahlen messen?
• Wie: Welche Methoden, Verfahren und Anweisungen sollen angewandt werden und welche Informationen verfügbar sein?

Das Turtle-Modell eignet sich sehr gut zur Vertiefung der Prozessorientierung und kann bei zahlreichen Prozessen des Qualitätsmanagements wie beispielsweise Risikomanagement, Auditvorbereitung oder Schwachstellenanalyse angewendet werde. Hierbei ist es notwendig, dass eine gewisse Sorgfalt bei der Bearbeitung waltet, denn erst wenn alle Fragen beantwortet sind, ist der Prozess auch tatsächlich ausreichend beschrieben. Hierbei ist zu beachten, dass auch Wechselwirkungen mit anderen zutreffenden Prozessen berücksichtigt werden sollten.

Gelebte Prozesse und Workflows

Die Prozessmanagement-Software Process.Net unterstützt den Anwender bei der flexiblen Visualisierung von Prozessen anhand des Turtle-Diagramms, aber auch bei der Erstellung und Bearbeitung anderer Prozessabläufe mittels Ablaufdiagramm oder IATF-konformen APQP-Standardvorlagen. Durch das Zusammenspiel mit den weiteren CAQ.Net Modulen ermöglicht Process.Net die Erstellung und Pflege eines lebendigen, ISO-konformen Managementsystems. Echtzeit-Informationen darüber, ob etwa im Prozess hinterlegte Dokumente oder Mitarbeiterqualifikationen gültig sind, werden direkt aus den Modulen für Dokumentenmanagement oder Schulungsmanagement bezogen. Auch dem verstärkten risikobasierten Ansatz der ISO 9001 wird mit Process.Net Rechnung getragen, denn sämtliche Prozesse können mit einer dynamischen Risikomatrix versehen werden, welche die jeweiligen Risiken und Chancen für das Unternehmen direkt beim Prozess abbildet.

Aber, egal wie penibel durchdacht, ein Prozess allein ist wertlos, wenn dieser nicht durchgehend gelebt und in Echtzeit überwacht werden kann. Genau hier spielt das Process.Net Modul weitere Stärken aus. Um sicherzustellen, dass Prozesse von allen Mitarbeitern nicht nur zur Kenntnis genommen, sondern auch gelebt werden, verfügt CAQ.Net über leistungsstarke Web-Applikationen. Hiermit werden sämtliche relevanten Mitarbeiter direkt in den Prozess eingebunden und auf dem Laufenden gehalten, damit sie effektiv zu dessen Umsetzung beitragen können. Mit seinem hohen Funktionsumfang ist Process.Net ein weiteres Beispiel dafür, wie die CAQ.Net Softwaremodule Sie bei der erfolgreichen Zertifizierung und Erstellung eines durchdachten, ganzheitlichen und lebendigen Managementsystems unterstützen.